8 étapes pour organiser un séminaire d’entreprise

Le séminaire est un événement professionnel spécial avec des principes d’organisation qui lui sont propres. Il vise à former et à informer les participants sur un sujet ou un thème spécifique. Malgré les spécificités d’un tel événement, son organisation n’est pas si difficile ! Tout est une question de planification et de prévision. Si vous ne savez pas par où commencer pour que tout le monde passe un bon moment lors de votre séminaire, les quelques étapes suivantes vous montreront la voie à suivre.

Définissez vos objectifs


Définir les objectifs du séminaire est une première étape essentielle. Vous devez être capable de donner une réponse claire à la question : pourquoi organisons-nous ce séminaire ? Une fois cette question posée, vous devez savoir ce que vous attendez de l’événement. Sur la base de ces éléments, vous élaborerez un plan d’action concret. La définition préalable des objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir son organisation. Certains séminaires, par exemple, auront pour objectif principal la constitution d’une équipe, d’autres serviront à former les nouvelles recrues ou à célébrer une augmentation des revenus, etc. De l’objectif principal découleront plusieurs objectifs secondaires – vous devrez alors les hiérarchiser afin de les gérer au mieux un par un.

Définissez qui sont vos participants


Plusieurs parties prenantes doivent être prises en considération lorsque vous organisez ce type d’événement. Tout d’abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera cruciale dans la planification de votre événement. Votre cible principale est toute personne directement concernée et affectée par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsque nous parlons de participants dans ce cas particulier, ils ne se limitent pas à ceux qui assistent au séminaire, mais incluent également les orateurs. Une fois que vous avez identifié les informations à transmettre et les personnes qui les transmettront, il est temps de trouver les personnes qui partageront ces informations. Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul orateur pour assurer une bonne circulation et une continuité logique dans la présentation des idées. Mais si cela ne peut pas être le cas, n’hésitez pas à impliquer davantage de personnes.

Faites des prévisions budgétaires
Le contenu de votre événement a été défini, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour façonner le format selon vos souhaits. C’est là qu’interviennent les prévisions budgétaires. Le budget est basé sur les deux premières étapes ainsi que sur diverses contraintes financières. Une fois que les objectifs sont hiérarchisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs. Chacun d’entre eux nécessitera des ressources financières. Il faudra donc veiller à ce que toutes les dépenses prévues n’excèdent pas les recettes qui leur sont allouées. Notre dernier conseil sur le budget est de toujours prévoir une marge d’erreur pour les éventuelles dépenses imprévues.

Choisissez la bonne date


Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire. Les différentes options de dates doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient pas disponibles. Vous devrez choisir une date à laquelle la majorité des participants seront disponibles. Évitez les périodes où votre public cible est susceptible d’être en vacances, ou les jours fériés et les jours de fête nationale. Avant de fixer une date définitive, il est également important de demander aux participants s’ils sont disponibles.

Trouvez un lieu approprié


Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité signifie ici le nombre de personnes que la salle peut contenir, en laissant la salle aérée et pas trop encombrée. Ensuite, le deuxième critère à prendre en compte est le lieu. Si vous organisez un séminaire pour des personnes de votre bureau, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus éloigné de la ville même si vous voulez être original, surtout lorsque les invités paient leur propre transport. L’accès au séminaire doit également être facile, sans avoir à chercher pendant des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à l’autre. Une fois que vous avez trouvé un endroit qui vous semble approprié, vous devez vraiment le visiter. Quelques photos ou quelques brochures ne vous montreront pas l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prudent.

Utilisez une solution d’inscription en ligne


L’utilisation d’une solution d’enregistrement en ligne vous aidera à alléger votre charge de travail. Elle vous permettra de gérer facilement les inscriptions au séminaire et même de vendre vos billets en ligne. L’importance d’une telle solution est primordiale dans la réussite de l’organisation de votre séminaire. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est facile à utiliser, rapide à déployer et qu’elle comporte de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer vos inscriptions.

Organiser des activités
Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à planifier chronologiquement les activités qui auront lieu pendant l’événement. La planification détaillée doit être faite des jours ou des semaines à l’avance. Pour que le plan soit correctement exécuté, vous devrez faire quelques répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant l’événement lui-même. Vous devrez également prévoir quelques pauses avec de la nourriture et des boissons, y compris une marge d’erreur pour toutes les activités afin d’éviter d’être pris au dépourvu par une quelconque circonstance imprévue.

Un principe directeur : Communication


La communication déterminera l’image et la portée de votre événement. Plus l’événement est important, plus vous aurez besoin de communication. Vous devez assurer un suivi auprès de votre public (votre solution d’inscription en ligne peut vous permettre de le faire automatiquement) au moins une fois avant la tenue du séminaire. Un suivi doit être envoyé au moins une semaine avant le séminaire – il vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de participants au séminaire (grâce aux réponses recueillies), en plus de rappeler aux participants l’événement à venir. Vous pouvez communiquer via votre mini-site ou site web, mais aussi en utilisant les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, etc.). Néanmoins, votre travail de communication ne s’arrête pas là. En effet, après le séminaire, il sera essentiel d’envoyer un rapport du séminaire – le cas échéant – ainsi que des courriels pour remercier les participants, et pour recueillir leurs réactions et opinions.

Vous disposez maintenant des conseils essentiels pour organiser un séminaire réussi. Planifiez, planifiez et ayez toujours à vos côtés une bonne solution de gestion de vos événements pour faciliter vos tâches et celles de vos participants

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