Que faut il prévoir pour un séminaire réussi?

Un séminaire destiné à présenter vos services pourrait être gratuit et n’entraîner que des dépenses minimales de votre part. En revanche, un séminaire conçu pour aider les gens à se constituer un patrimoine, dont le prix se chiffre en centaines de dollars, suscitera des attentes beaucoup plus élevées de la part des participants. Ils peuvent s’attendre à recevoir des guides, des DVD, des rafraîchissements de qualité et peut-être même un tête-à-tête avec le présentateur. Dans ce cas, le coût du séminaire sera beaucoup plus élevé.

Emplacement des installations


Les coûts des installations vont de zéro si vous utilisez un espace public tel qu’une salle de réunion de la bibliothèque, à des coûts assez élevés si vous utilisez un espace de réunion ou une salle de bal d’un hôtel. Pour déterminer la taille d’une installation nécessaire, prévoyez le nombre de participants attendus. Un grand nombre de participants aura évidemment besoin d’un espace plus grand, ce qui aura une incidence sur vos coûts. Vous devrez également déterminer le prix de l’installation, par exemple par événement ou par pied carré d’espace utilisé, pour calculer votre coût.

Nourriture et boissons


Un autre élément à prendre en compte lors de la prise en compte de vos coûts est de savoir si un service de restauration est nécessaire pour les pauses. Certains établissements n’autorisant pas la consommation de nourriture ou de boissons sur place, votre coût de nourriture et de boissons sera nul. D’autres, comme les hôtels, exigent que vous utilisiez leur service de restauration et ne vous permettent pas d’apporter votre propre nourriture et boisson, vous devrez donc payer leur tarif. Vous pouvez vous charger vous-même de la nourriture et des boissons, ce qui peut aller d’options peu coûteuses, telles que la mise à disposition d’eau en bouteille et de collations, à des options plus onéreuses, telles que le recours à un traiteur. Un séminaire en ligne n’a pas de coût d’installation et peut s’étendre à un nombre illimité de participants. Dans tous les cas, vous devrez calculer le coût du service de restauration, le cas échéant, pour déterminer votre dépense totale.

Documents à distribuer


La conception, le développement, la fabrication ou l’achat de documents tels que des guides, des DVD et d’autres matériels coûtent de l’argent. Ces coûts peuvent varier considérablement en fonction de l’article. Par exemple, une copie papier d’un diaporama informatisé coûte très peu par rapport à un carnet à reliure en cuir. Multipliez le nombre de participants attendus par le coût de la copie des matériaux. Si le séminaire est en ligne, les documents sont téléchargeables, ce qui ne coûte rien. Cependant, vous devez encore payer des frais de développement pour créer les documents.

Matériel nécessaire


Un petit séminaire de 20 à 30 participants peut n’exiger que des chaises et un écran pour la projection d’une présentation. Un grand séminaire de 100 participants ou plus nécessite un système de sonorisation, des haut-parleurs, un microphone et un rétroprojecteur. Si vous prévoyez de présenter régulièrement les séminaires, il peut être judicieux d’acheter ou de louer votre propre matériel. En tout état de cause, le coût de location doit être inclus dans les dépenses globales du séminaire.

Déplacements et temps


Les séminaires organisés dans d’autres villes que la vôtre ont un double coût : les frais de déplacement, le billet d’avion, la location de voiture et d’hôtel, et le temps passé en déplacement. La durée du voyage joue un rôle important dans le coût total de votre voyage. Par exemple, un vol vers un séminaire dans une ville située à une heure de route coûtera généralement moins cher qu’un vol vers une ville située à l’autre bout du pays. Vos besoins en matière d’hébergement auront également une incidence sur votre coût. Si vous pouvez effectuer tous vos déplacements en une journée, sans passer la nuit, vous économiserez évidemment sur les frais d’hôtel. Lorsque vous calculez le coût du séminaire, tenez compte de toutes les dépenses liées au voyage, notamment le billet d’avion, la location de voiture, l’essence, le taxi et l’hébergement.

Stratégies de marketing


Pour faire passer le message aux participants potentiels au séminaire, vous devrez dépenser de l’argent en publicité et en marketing, ce qui signifie que vous devez inclure ces dépenses dans votre coût global. Ces coûts pourraient être minimes si vous vous contentez d’envoyer des courriers électroniques aux participants potentiels ou de mettre à jour vos médias sociaux et vos sites de réseautage commercial. Ils peuvent également s’élever à plusieurs milliers de dollars si vous faites de la publicité dans les journaux, achetez du temps d’antenne à la radio ou à la télévision ou envoyez des dépliants sur l’événement.

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